Rijscholen hebben functies in hun ERP-systemen nodig voor klantenbeheer, afspraken coördinatie en voor facturatie en boekhouding.
Rijscholen kunnen enorm veel middelen besparen door gebruik te maken van ERP-software, hun eigen “klanten” een betere service te bieden en tegelijkertijd medewerkers te bevrijden van vervelende handmatige taken zodat ze meer tijd kunnen besteden aan lesgeven.
Om dit alles te laten slagen, moet er een ERP-software worden gevonden die perfect aansluit bij uw eigen behoeften en processen. We laten je zien waar enterprise resource planning om draait, hoe software je kan helpen met de uitdagingen van digitalisering en waarom het zo belangrijk is om het juiste ERP-pakket te implementeren.
Wat is digitale transformatie?
Een veelgestelde vraag is wat is digitale transformatie en welke rol speelt ERP daarin. Enterprise Resource Planning beschrijft de ondernemerstaak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Daaronder valt ook de mankracht van de medewerkers. Alle middelen moeten worden verdeeld over de bestaande processen, zodat afval vrijwel kan worden geëlimineerd.
Tegelijkertijd moet de levering van alle benodigde middelen te allen tijde worden gewaarborgd. Met ERP-software is dit precies wat kan worden bereikt. Deze brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database.
Data Silo’s van individuele afdelingen worden afgebroken en processen worden daarmee aanzienlijk gestroomlijnd. Alle gegevens hoeven voortaan maar één keer in het systeem te worden ingevoerd en zijn dan beschikbaar voor alle actoren. Hiervoor bestaat een ERP-software uit verschillende modules.
Elke module vertegenwoordigt een taakgebied in het bedrijf en is via de centrale database verbonden met de andere modules. Op deze manier kunnen gegevens snel worden uitgewisseld en bedrijfsbreed worden gebruikt.
ERP-software speciaal voor rijscholen
Een ERP-software voor rijscholen bestaat uit al die modules die nodig zijn om de gemeenschappelijke processen af te dekken. Bovendien heeft het alle noodzakelijke en industriestandaard interfaces met systemen van derden, zoals overkoepelende organisaties of autoriteiten. Functies voor materiaalbehoefteplanning van de MRP en wagenparkbeheer zijn ook terug te vinden in een dergelijke applicatie. Laten we eens kijken naar enkele elementaire functies van een ERP-software speciaal voor rijscholen en hun concrete meerwaarde voor de praktijk benadrukken.
Customer Relationship Management (CRM)
Met een CRM-systeem kunnen alle maatregelen gericht op langdurige klantloyaliteit worden gecentraliseerd in slechts één applicatie. Voor elke klant wordt een speciaal klantenbestand bijgehouden, waarin alle gegevens en documenten die op hen betrekking hebben, worden opgeslagen. Alle actoren in het bedrijf hebben hier dan toegang toe en kunnen zo betrouwbaarder en veiliger informatie met elkaar uitwisselen.
Afsprakenbeheer
Ook de digitale agenda’s van alle medewerkers kunnen via het systeem gesynchroniseerd worden. Afspraken kunnen zoveel beter centraal worden geregeld en kunnen bijvoorbeeld rijlessen beter op elkaar worden afgestemd. Theorie Sessies kunnen ook worden ingepland. De data kunnen dan automatisch naar de lerende chauffeurs worden gestuurd, zodat zij altijd uitgebreid op de hoogte zijn.
Automatische facturatie
Medewerkers kunnen eenvoudig hun rijlessen invoeren met de lerende chauffeurs in het systeem. Hier worden deze vervolgens automatisch gefactureerd aan de lerende chauffeurs. De facturen worden automatisch aangemaakt en verzonden. Dit vermindert de administratieve rompslomp enorm en creëert meer ruimte voor het daadwerkelijke werk met de lerende chauffeurs.
Mobiele versie van ERP-software
Om de rijinstructeurs onderweg hun lessen te laten volgen, moet de ERP-software ook onderweg beschikbaar zijn. De instructeur heeft ook eenvoudig toegang tot de gegevens die zijn opgeslagen in het ERP-systeem vanaf een mobiele telefoon of tablet om informatie over de volgende rijder op te halen.
Marketing automatisering
Het is uiterst belangrijk voor rijscholen om voortdurend nieuwe lerende chauffeurs te werven. Om dit te doen, moeten advertenties worden geplaatst op sociale mediaplatforms en advertenties in lokale tijdschriften en kranten. Al deze maatregelen kunnen worden beheerd, gecontroleerd en geëvalueerd op een centraal dashboard.
Maar zelfs studenten die al een certificaat hebben behaald, mogen niet worden verwaarloosd. Deze kunnen dus na enige tijd automatisch worden aangeschreven, om ze op te warmen voor verdere aanvullende certificaten, zoals motorrijbewijzen of aanhangwagenrijbewijzen.
Voertuigmanagement
Ook is het belangrijk om uw eigen wagenpark weer te geven in de ERP-software. Medewerkers kunnen zich dus voor bepaalde voertuigen inschrijven wanneer er rijlessen komen. Op deze manier is het altijd mogelijk om te traceren wie het voertuig het laatst heeft gebruikt en wanneer het vrij beschikbaar is. Het kan ook centraal worden beheerd wanneer de voertuigen een algemene inspectie of service moeten ondergaan en niet beschikbaar zijn voor rijlessen.
Conclusie: Meer transparantie en efficiëntie dankzij ERP-software
ERP-software voor rijscholen maakt processen op alle niveaus veel transparanter en zorgt voor een snellere informatiestroom tussen de individuele actoren. Instructeurs kunnen beter met elkaar coördineren en toegang krijgen tot alle benodigde informatie over lerende chauffeurs onderweg.
Om het volledige potentieel van een ERP-software te benutten, moet deze noodzakelijkerwijs bij uw eigen bedrijf passen. Met onze technology consulting op www.erpoverzicht.nl kunt u verschillende systemen op de markt filteren op basis van uw criteria en deze direct met elkaar vergelijken. Zo vindt u snel en eenvoudig uw perfecte ERP-software.